i værkstedshuset. Tilstede var: Lene, Daniel, Rebekka, Mikkel

1, Vi opdaterede proceduren for nye medlemmer og udlevering af nøgler. Proceduren er:

Der kommer en forespørgsel. Hvis det er på mail tager Lene sig af at svare og sender opgaven videre til den kontaktperson der har værkstedet der er interesse i.

Kontakt personen sørger for fremvisning og beder medlemmet om at udfylde skema med oplysninger. Det er vigtigt med mobil nummer da det bruges til at åbne døren.

Når der er indbetalt sørger en fra bestyrelsen for at lave en kuvert med en nøgle og lægger den i postkassen hvor medlemmet så kan hente den når denne har lukket sig ind af døren med sin mobiltelefon som Daniel har åbnet for i systemet.

2, Der har været et tilfælde hvor et medlem forventede gæster og så lod porten stå åben. Det er ikke i orden. Porten holdes lukket og gæster skal hentes ved porten af et medlem.

Ligeledes følger man gæster ud igen efter besøget.
Bestyrelsen sørger for at skifte ringeklokke batterier så de kommer til at fungere igen.
Mikkel og Daniel får sat en brummer på så man kan høre når døren er låst op med mobiltelefonen.

3, GDPR lovgivningen som netop er udrullet gælder også for os. Grundlæggnede er det et regelsæt der skal sikre at oplysninger om personer kun lagres i det omfang der er nødvendighed af det og at der er en klar procedure for hvem der kan tilgå oplysninger og hvordan man sikrer at uvedkommende ikke kan få adgang til disse.

Denne beskrivelse skal være offentlig tilgængelig fx på hjemmesiden.
Vi forestiller os at ”kopiere” en procedure fra en anden forening. Daniel kikker på det.

Vi skal også have strammet op på nuværende systemer og arkiver så password på mail skal skiftes og voires papir arkiv på kontoret skal gennemgås og alt uvedkommende skal ud. Det forventes at vi bevarer nøglebogen men at stort set alt andet ryger ud.

4, Tekstilværkstedet ”skifter navn” til sy værkstedet. Dette bedes opdateret på hjemmesiden og andre steder.

5, Vi afholder arbejdsdag den 17 juni og begynder kl. 11. Det handler mest om oprydning/rengøring på fællesarealer. Der vil blive grill / frokost
Invitation udsendes med indhold:
Arbejdsdag
Så er det tid til socialt samvær, grill og praktisk arbejde.

Den 17. Juni afholder vi arbejdsdag i værkstedshuset hvor vi tager os af fælles arealerne og hvor det er muligt at få hjælp på værkstederne til ophængning, flytning af store ting m.m.

Vi har følgende opgaver på listen:

• –  Opsætte brummer på porten.
• –  Sætte nye batterier i ringeklokkerne
• –  Feje gården
• –  Ordne de grønne arealer
• –  Rengøring på værkstederne
• –  Rengøring på toiletterne
• –  Socialt samvær
• –  Fællesgrill fra ca. 12.306, Vi vil gerne gave gjort noget ved gulvet i køkkenet. Kan det slibes/males eller skal der ligges noget på? 7, evt.
  Sy værkstedet har fået et nyt medlem.
  Togklubben rydder op.Kommende bestyrelsesmøder:
  8/8-2018 kl. 19.00
  16/1-2019 kl. 19.00 (forberedelse af generalforsamling) 20/2-2019 kl. 19.00